¿Sabes si tu software de laboratorio es un gasto o una inversión?

Un software de laboratorio es una herramienta de mucha ayuda para un laboratorio clínico. Permite realizar de forma más organizada las tareas del día a día del laboratorio.

La pregunta que nos viene a la mentes es la siguiente:

¿Sabes si tu software de laboratorio es un gasto o una inversión?

Vamos a revisar de forma general cual es la diferencia entre gasto e inversión.

  • Inversión: Son gastos realizados capaces de generar ganancias a futuro
  • Gastos: Son costos que no se espera que generen ganancias a futuro

Con las definiciones anteriores, podemos dejar en claro que las inversiones tienen SI o SI que generar ganancias a futuro, mientras los gastos no.

Por lo tanto, podemos generalizar diciendo que siempre tenemos gastos, pero si están bien realizados se pueden convertir en inversión.

Un ejemplo: Un laboratorio que tiene en promedio 2 pacientes de química clínica de seis elementos, por lo cual tendría que estar procesando 12 pruebas en su analizador de química clínica en un día.

Si el laboratorio decidiera comprar un analizador de 200 pruebas por hora, en cerca de 5 minutos habría terminado de procesar la química clínica.

¿Esto es una inversión?

La respuesta sería: tiene la intención de ser una inversión, pero no necesariamente lo es.

¿Por qué?

Posiblemente el analizador tiene un costo de 500 mil pesos, más los gastos de los reactivos. Con la cantidad de pacientes que tiene el laboratorio no alcanzaría a ganar el suficiente capital para generar ganancias aún del pago del crédito del analizador e insumos.

Más bien sería un gasto puro.

La idea detrás de toda este ejemplo se centra en el uso de los recursos de forma óptima. Es decir tener las herramientas necesarias para el tamaño del laboratorio que tienes.

Lo mismo que pasa con un analizador pasa con un software de laboratorio.

¿Cómo hago para saber si mi software es un gasto o una inversión?

Una forma sencilla de realizarlo es mediante estimaciones. Vamos a revisar el ejemplo de un laboratorio demo.

1- Primero empezaremos por dimensionar el laboratorio.

Existe una forma muy sencilla de hacer esto. Tienes que tomar el promedio de tus pacientes diarios y multiplicarlo por el promedio de consumo de tus pacientes. Ejemplo: 40 pacientes con un gasto de $200 pesos mexicanos me da un total de $8,000.

2- Lo segundo es cuantificar los beneficios.

De forma sencilla se pueden dividir las actividades del laboratorio en VENTAS y OPERACIONES. ¿Que quiere decir eso? Pensando en el software que tengo ahora, o en el que quiero integrar, si lo quitara o pusiera según sea el caso ¿Cuánto % de ventas aumentaría? Por ejemplo: Mi software me da una página web con la que puedo conseguir 1 nuevo cliente semanal. Lo que en un mes se reduciría en 4 pacientes mensuales nuevos.

Si pensamos que con 40 clientes diarios da un total de 960 pacientes mensuales más los 4 por mes me da 964. Es decir una mejora del 0.4%.

Lo mismo ocurre para OPERACIONES. ¿Con este software cuanto me ahorro por cada usuario en tiempo a la hora de recepción?

A lo mejor en lugar de atender 10 pacientes que llegan al mismo tiempo en la mañana puedo atender a 12 por qué mi proceso de recepción es más rápido y no se enojan y se van.

Entonces, de los 964 clientes que atendía más 2 más diarios me da un total 48 pacientes más. Eso es una mejora del 5% más.

De forma que antes del sistema tenia 960 pacientes mensuales y con el sistema tengo 1,012.

Si multiplicamos la cantidad de pacientes por el monto de consumo estimado (200 pesos mexicanos). Tenemos una mejora de 5.4%. Es decir 10,400 pesos mexicanos.

Ventas por software = (Pacientes nuevos por software – Pacientes mensuales actuales) * Ventas por paciente promedio

3- Una vez que logramos pasar a la cuantificación de los beneficios podemos realizar una comparación de costos.

Una vez que logramos pasar a la cuantificación de los beneficios podemos realizar una comparación de costos.

Si el software mensualmente me cuesta 1,000 pesos mexicanos y me hace ganar 10,400 pesos mexicanos. ¿Vale la pena?

Claro, hay formas de hacer este análisis mucho más complejo y considerar más variables, pero queríamos hacer una versión muy sencilla para la toma de decisiones rápida.

Si necesitan de ayuda para un análisis más exhaustivo pueden contactarnos con gusto.

Siempre que hagamos la compra de un nuevo insumo tenemos que pensar en cuáles son los beneficios del software y cómo podemos cuantificarlos para analizar si conviene o no hacer la inversión.

Muchas gracias por leer.

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